Wat veroorzaakt complexiteit in je onderneming?

Complexiteit in je bedrijf is meer dan antwoorden met "druk, druk, druk, maar dat is goed hé" wanneer iemand je vraagt hoe de zaken gaan. Het is het moment waarop verschillende onderdelen van je organisatie elkaar op onvoorspelbare manieren beginnen te beïnvloeden.

• Een beslissing in sales beïnvloedt de oplevering enige tijd later.

• Een nieuwe medewerker verandert de teamdynamiek.

• Een extra dienst aanbieden maakt je positionering onduidelijk.

Complexiteit is niet op te lossen door harder te werken. Je moet leren om het systeem te lezen: welke patronen herhalen zich, waar beginnen problemen, en waar zit de hefboom die echt verschil maakt.

5 methodes die mij helpen om grip te krijgen

De afgelopen jaren heb ik verschillende manieren uitgeprobeerd om met complexiteit om te gaan. Sommige werkten niet. Andere bleken goud waard. Hieronder de vijf methodes die ik nu structureel gebruik, en waarom ze werken.

1. Het Ijsberg Model: de échte oorzaak vinden

Het Ijsberg Model is een krachtige tool in je mentaal arsenaal. Het idee is simpel: wat je ziet (de gebeurtenis) is maar het topje van de ijsberg. De echte oorzaak ligt vaak een aantal niveaus dieper.

Het model kent vier lagen:

• Gebeurtenissen: wat je ziet gebeuren

• Patronen: wat zich herhaalt

• Structuren: hoe het systeem gebouwd is

• Mentale modellen: overtuigingen en aannames die gedrag sturen

Waarom dit werkt:
De meeste mensen blijven steken op het niveau van de gebeurtenissen. Ze lossen het symptoom op, niet de oorzaak. Het Ijsberg Model helpt je dan om dieper te graven.

Wanneer ik dit gebruik:
Telkens wanneer eenzelfde probleem blijft terugkomen. Als ik merk dat we steeds weer dezelfde brandjes aan het blussen zijn, pak ik pen en papier en werk ik de vier lagen af. Meestal ligt de oorzaak twee of drie niveaus dieper dan waar we keken.

Ik schreef er ook een aparte blog post over: De échte oorzaak vinden met het Ijsberg model

2. De 5 Why's: doordenken dankzij doorvragen

De 5 Why's methode klinkt simpel, maar is verrassend lastig. Je stelt vijf keer "waarom?" om van een probleem naar de onderliggende oorzaak te gaan.

Voorbeeld:

Een klant is boos omdat een project te laat is.

• Waarom was het project te laat? → De design kon niet op tijd worden opgeleverd.

• Waarom kon de designer niet op tijd leveren? → Hij kreeg de briefing te laat.

• Waarom kreeg hij de briefing te laat? → Het intake-gesprek met de klant liep uit.

• Waarom liep het intake-gesprek uit? → We hadden geen duidelijk agenda en notities, geen format.

• Waarom hadden we geen format? → Omdat we nog nooit een standaard intakeproces hadden gebouwd.

De oorzaak was niet "de designer werkt te traag". De oorzaak was een ontbrekend intakeproces. Eén template later, probleem opgelost.

Waarom dit werkt:
De eerste "waarom" geeft je zelden de échte oorzaak. Meestal zit die ergens bij vraag vier of vijf. En daar vind je de hefboom: de plek waar verandering een groot effect heeft.

Wanneer ik dit gebruik:
Het is mijn go-to in situaties waar ik niet gedacht had dat er een probleem ging opduiken. Waar ik vermoed dat er meer aan de hand is. Het duurt 10 minuten, en meestal kom je uit bij iets structureels dat je kunt fixen.

3. Strategische positionering onder de loep nemen

Een veel voorkomende vorm van complexiteit is onduidelijkheid over waar je nu juist staat. Jouw positie in het grotere plaatje is even niet meer helder, waardoor jouw beslissingen minder strategisch worden. En dat kan je iets kosten in tijd, geld of energie.

Om dit te doorbreken gebruik ik iets uit de "The Golden Key to Strategy" van Gary Gagliardi. Het centrale idee is dat je strategische positie wordt bepaald door vijf elementen die als puzzelstukken ineen passen.

Het centrale element:

• Mission: Je doel, goal of purpose

De competitieve omgeving:

• Ground: Waar je jezelf wil bewijzen en de vruchten wilt plukken

• Climate: De patronen, trends en "krachten" die je omgeving bepalen

Jouw (competitieve) slagkracht:

• Command: Je vermogen om te leiden en beslissingen te nemen

• Systems: De systemen die jouw missie ondersteunen

Elk element is essentieel. Mist er één, dan krijg je een incompleet beeld van je werkelijke positie en heb je dus onvoldoende grip op je strategie.

Waarom dit werkt:
Complexiteit ontstaat vaak door gebrek aan helderheid. Als je niet weet waar je staat, kan je alle kanten op, en dat is niet productief. Elke klantvraag wordt een ja, elk project wordt maatwerk. etc. Strategisch positioneren dwingt je om keuzes te maken: dit doen we, dat niet. Bovendien werkt deze methode verruimend, je bekijkt je positie binnen de bredere omgeving, alsook verscherpend, je volgende stappen bieden zich makkelijker aan.

Wanneer ik dit gebruik:
Jaarlijks bij strategische planning, maar ook ad hoc wanneer ik merk dat ik teveel kanten opga. Het helpt enorm bij teambeslissingen: als iedereen ziet waar we staan, worden keuzes eenvoudiger en worden ze gemaakt met dezelfde context.

4. Sparren met je netwerk

Een gouden methode: je netwerk aanspreken. En als je een gemotiveerde ondernemer bent, dan ben je dat netwerk al een hele tijd aan het bouwen. Netwerken is volgens mij echt een sleutelactiviteit voor het succes van je ondernemerschap. Zo heb ik na verloop van jaren, een klein handvol mensen in mijn netwerk die mij écht kennen. Die mijn business kennen. Die mijn manier van denken kennen. En die ik vertrouw.

Wanneer ik vastloop in complexiteit, bel ik één van hen. Niet voor advies in de traditionele zin. Meer om hardop te denken. Om te horen hoe zij het probleem framen. Om blinde vlekken te ontdekken.

Waarom dit werkt:
Je kunt niet in je eigen hoofd buiten je eigen hoofd stappen. Soms zit je zo diep in je eigen systeem dat je de patronen niet meer ziet. Iemand van buiten, die je wel kent, kan in 20 minuten iets benoemen waar jij drie weken tegenaan hebt gekeken.

Wanneer ik dit gebruik:
Wanneer ik merk dat ik in cirkels aan het denken ben. Of wanneer een beslissing heel groot voelt, maar ik niet precies weet waarom. Een goed gesprek met iemand die je kent en vertrouwt, kan meer opleveren dan een duur traject met een externe partij.

5. AI (lees = LLMs) als denkpartner

Dit is de meest "recente" toevoeging aan mijn toolkit, en eerlijk gezegd: een persoonlijke gamechanger. Ik gebruik LLMs zoals Claude, en dit niet om mijn denken over te nemen, maar als verlengstuk van mijn eigen denkvermogen. Om een spiegel voor te houden, om verrast te worden, of om in kaart te brengen wat ik nog niet weet en mij op een nieuw spoor kan brengen.

Hoe ik dit gebruik:
AI helpt me om gedachten te structureren, aannames te testen, en blinde vlekken te vinden. Ik gebruik het voor:

• Complexe situaties doordenken ("ik zie dit patroon, wat mis ik?")

• Schrijfwerk versnellen (eerste versies, structuren, herschrijven)

• Scenario's doorrekenen die ik zelf niet overzien kan

• Vragen stellen die ik aan mezelf niet zou stellen

Het gaat niet om het antwoord dat de AI geeft. Het gaat om het gesprek dat ontstaat. Door je gedachten "hardop" te maken, zelfs tegen een machine, kom je vaak tot betere inzichten dan wanneer je alleen in je hoofd blijft hangen.

Hoe dit verschilt van sparren met mensen:
Met mensen sparren is krachtiger voor grote beslissingen, emotionele complexiteit, en situaties waar context en relatie belangrijk zijn. AI gebruik je voor structuur, snelheid, en het testen van gedachten voordat je het aan iemand voorlegt. Het is een aanvulling, geen vervanging.

Waarom dit werkt:
AI heeft geen emotionele lading, geen agenda, en onbeperkt geduld. Het vraagt niet door uit beleefdheid, maar omdat je het vraagt. En het dwingt je om helder te zijn: je moet je vraag scherp formuleren, anders krijg je een vaag antwoord terug.

Daarnaast: AI is razendsnel beschikbaar. Terwijl je VIP-netwerk niet altijd paraat staat, is een LLM er 24/7. Het is geen vervanging voor menselijk contact, maar het vult een gat tussen "dit kan ik zelf" en "hiervoor moet ik iemand bellen".

Wanneer ik dit gebruik: Dagelijks. Voor schrijfwerk, voor het doordenken van strategische keuzes, voor het vinden van patronen in data of feedback, en voor het voorbereiden van moeilijke gesprekken. Het scheelt me uren per week.

Wat deze methodes gemeen hebben

Al deze methodes hebben één ding gemeen: ze dwingen je om te stoppen met reactief brandjes blussen, en bewust te kijken naar wat er écht speelt.

Complexiteit wordt kleiner als je patronen herkent, oorzaken blootlegt, en keuzes maakt die structuur brengen. Niet door harder te werken. Niet door meer mensen aan te nemen. Maar door slimmer te kijken naar het systeem dat je gebouwd hebt.